kantoorinrichting

Het kantoor planning is een noodzakelijke verduidelijking van de werkbasis voor de planning van kantoorgebouwen door architecten en ingenieurs. In tegenstelling tot de technische bouwplanning, is de behoefteplanning primair een taak van de gebruiker of bouwer om doelen, vereisten en voorwaarden voor de bouwtaak vast te stellen.

Typische optimalisatiedoelen in de context van kantoorplanning

  • efficiëntere bedrijfsprocessen
  • hogere ruimte-efficiëntie
  • Verbetering van de tevredenheid, identificatie en motivatie van medewerkers
  • eigentijdse zelfpresentatie van de organisatie binnen en buiten

Conversie en nieuwbouw van kantoorgebouwen biedt de kans om bijna alle aspecten van een organisatie te heroverwegen en de resultaten in de bouwplanning te beschouwen.

In de jaren vijftig ontwikkelde de Amerikaanse architect William M. Peña een methode voor de interactie van leken en architecten bij het ontwerp en de planning van complexe bouwtaken, wat de norm is geweest voor het plannen van systematische vereisten sinds de publicatie in 1969 onder de titel »Probleem zoeken«.

Hieronder worden de 24 belangrijkste aspecten van de behoefteplanning in 9 themagroepen uiteengezet, evenals de bijbehorende beslissings-, ontwerp- en optimaliseringsmogelijkheden.

Accentuering

prioriteit
Rangschik de vereisten op basis van hun belang. Strategische doelen hebben prioriteit. Denk bijvoorbeeld aan wat belangrijker is: klantenvertrouwen of [vervelende] beveiligingsbelemmeringen. Als communicatie en korte afstanden moeten worden bevorderd, zijn open espressobars effectiever dan theekeuken [donkere aangrenzende kamers bij het toilet], aantrekkelijke trappen en paden beter dan liften.
hiërarchie
Oppervlakken en ruimtes kunnen machtsstructuren weergeven, afbakening of verbindingen benadrukken. Typische drempels zijn uitvoerende verdiepingen en voorvertrekken als ze onnodige afstand creëren.
karakter
Het karakter van het gebouw en zijn kamers kenmerkt de eerste indruk. Hier kunnen de onderscheidende kenmerken van een organisatie, die deze van anderen onderscheiden, effectief worden weergegeven door middel van een intern en extern ontwerp.

Groeperen

Groeperen van processen
Het is belangrijk om een ​​balans te vinden tussen afdelings- en procesvereisten: om organisatie-eenheden te isoleren van externe verstoringen en om workflows te optimaliseren buiten de grenzen van de betrokken afdelingen.
Groeperen van diensten
Voor sommige services kan centralisatie kosteneffectiever zijn [groep in plaats van desktopprinter, centraal in plaats van afdelingsarchief], voor anderen is decentralisatie wellicht de betere manier om insteltijd te besparen [gedecentraliseerde vergaderruimten] of toegang te vereenvoudigen [groepsarchief].
Groepering van personen
Werkgroepen en teamstructuren werken beter als het gevoel van saamhorigheid ook ruimtelijk wordt ondersteund. Beheersbare kleine groepen werken beter dan grote. Groeperingen die overeenkomen met processen zijn beter dan ruimtelijke replica’s van het organigram.

In de omgeving

dichtheid
Dichtheid zorgt voor nabijheid, minimaliseert afstanden, bespaart ruimte. Interferentie kan worden voorkomen door afstand in te stellen – ten koste van de dichtheid – of door akoestische maatregelen en afscherming.
buurt
Teamgeest lijkt veel op een goede buurt. Vereisten zijn afscherming en tegelijkertijd de nadruk op bij elkaar horen door ruimtelijke nabijheid. Het is belangrijk om een ​​balans te vinden tussen wat wederzijdse hulp en gemeenschap bevordert, sociale controle en contraproductieve aandoeningen.
toegang
Meerdere benaderingen zijn arbeidsintensief om te bedienen, bemoeilijken controle en oriëntatie. Niettemin kan het nuttig zijn om gedifferentieerde toegang te hebben voor verschillende verkeersstromen. Open toegang tot informatie vergemakkelijkt hun verspreiding maar ook diefstal van gegevens. Partitionering belemmert communicatie en maakt de transformatie van persoonlijke naar collectieve kennis moeilijk.

Verbindingen

thuis
Iedereen heeft een stukje thuis nodig waarmee hij – met een zekere trots – identificeert. Als er geen symbolisch aanbod [onze teamlounge] is, krijgt iedereen zijn huis [mijn kantoor], wat sociale integratie belemmert.
relaties
Relaties zijn de brandstof van effectieve organisaties omdat ze zelfregulering, collegiale ondersteuning en saamhorigheid ondersteunen. Ze gebeuren meestal echter toevallig in een informele omgeving.Informele maar doelbewust ontworpen ruimtes [niet liefdeloos overgelaten aan zichzelf] kunnen de groei van sociale netwerken bevorderen en obscure afstanden verkleinen.
mededeling
Persoonlijke uitwisseling van informatie en kennis is op verschillende manieren belangrijk. Formele vergaderruimtes leiden tot traagheid, zijn nauwelijks geschikt voor creatieve processen en zijn vaak niet ideaal voor groepsdynamische processen. Ruimtelijke nabijheid, willekeurige informele ontmoetingen ondersteunen de onbureaucratische snelle uitwisseling van expliciete en impliciete kennis.

Ontwikkeling

oriëntering
Wegwijzers zijn nuttig, maar vervangen niet de “natuurlijke” kenmerken van oriëntatie: perceptie van het exterieur, contrasten en variëteit in de sfeer. Oriëntatiepunten trekken de aandacht en voorkomen dat het onbewuste ontvangt in een onvriendelijke omgeving.
veiligheid
Wat moet worden beschermd tegen toegang, beschadiging, vernietiging, diefstal of misbruik? Op welke manier? De ingezette middelen en systemen moeten in verhouding staan ​​tot de potentiële schade [hoog, gemiddeld, laag] en zo flexibel mogelijk.
toegangscontrole
Welke gebieden moeten worden gecontroleerd? Hoe kan de bewegingsvrijheid worden gewaarborgd voor degenen die recht hebben op en tegelijkertijd de bewegingsvrijheid van minder gemachtigde personen beperken?

Beweging

scheiding
Het kan zinvol zijn om bewegingen van mensen, goederen en voertuigen van elkaar te scheiden: door markeringen, barrières, niveaus, muren.
mengen
Het kan net zo verstandig zijn om verschillende bewegingsstromen te mixen om ontmoetingen te bevorderen of ruimte te besparen. De overlapping van meubels en verkeerswegbedieningsoppervlakken kan resulteren in aanzienlijke besparingen in kantoorruimte. Als de weg naar het toilet bijvoorbeeld langs de [gedecentraliseerde] postvakken loopt, worden deze vaak leeggemaakt.
structuur
De meest onnodige complicaties in het dagelijks leven op kantoor zijn onnodige manieren, die vereist zijn door onlogische voorzieningen en hulpmiddelen.

Toekomstige beveiliging

flexibiliteit
Flexibiliteit heeft ten minste drie dimensies: uitbreidbaarheid in groei, verdelingsmogelijkheden bij reorganisatie, aanpassingsvermogen aan veranderingen in gebruik. Het is belangrijk om voor elk oppervlak en elk technisch systeem de vereiste soort flexibiliteit te specificeren, omdat alle vormen van flexibiliteit tegelijkertijd nauwelijks haalbaar zijn, althans niet rendabel.
tolerantie
Beter dan een maatpak is een oplossing die reserves bevat die kunnen worden geactiveerd wanneer dat nodig is. Ontwikkelingsreserves, die later kunnen worden gebruikt of verhuurd, ondersteunende ventilatie, die indien nodig kan worden opgewaardeerd tot gedeeltelijke airconditioning.

Werkomgeving

energie-efficiëntie
Koelingslasten zijn het grootste probleem in kantoorgebouwen. Ze komen grofweg een derde van buitenaf, van elektrische apparaten in de kamers en van de gebruikers zelf.De grootste besparingen zijn mogelijk in de planning, door doelgerichte verhoudingen, energie-economische gevels en beschermende systemen tegen warmtestraling. Ook bij interne belastingen zijn grote besparingen mogelijk door het gebruik van energiebesparende apparaten [thin clients, laptops en groepsprinters] en armaturen [met daglicht en aanwezigheidsafhankelijk schakelen].
milieucontrole
De fysiologische omstandigheden zijn bepalend voor de prestaties van de werknemers. Verlichting die niet voldoet aan het bioritme, slecht klimaat, akoestische storingen zijn niet alleen de meest voorkomende oorzaken van klachten van werknemers, maar ook bewezen productiviteitsremmers.

Realisatie

tijd
Soms is het nodig of nuttig om ruimtelijke veranderingen in fasen te verdelen. Bijna altijd is het echter raadzaam om een ​​bouwproject te begrijpen als een ontwikkelingsfase van een organisatie en om mogelijke toekomstige fasen van planning te overwegen.
kosten
Het hierboven geschetste potentieel voor optimalisatie zorgt ervoor dat een organisatie krijgt wat het nodig heeft. Niettemin blijft de vraag over de kosten, omdat bouwen duur is, niet het minst vanwege fouten en planningsfouten. Of een oplossing goedkoop is, bepaalt uiteindelijk de voordelen. Dit kan een meervoud zijn van gerichte extra investeringen als, bijvoorbeeld, energiebesparende technieken worden gebruikt om bedrijfskosten te verlagen of een motiverende sfeer voor werknemers creëren die de productiviteit verhoogt onder het motto: “Vorm volgt functie – maar niet te dichtbij”. Bovendien, “minder is vaak meer”, bijvoorbeeld ten gunste van ruimte-efficiëntie en een hedendaagse organisatiecultuur lange gangen of vierkante meter toeslagen voor werknemers op hogere hiërarchische niveaus kunnen worden opgeslagen.

Bronnen

  • Wolfram Fuchs: Vraagplanning in: Johann Eisele / Bettina Staniek (ed.), Office Atlas , Callwey Verlag, München 2005, ISBN 3-7667-1649-2
  • Essentials voor vraagplanning: William M. Peña, Steven A. Parshall: Problem Seeking , Wiley & Sons Inc., New York 2001, ISBN 0-471-12620-9